По статистике средний бизнес-пользователь ежедневно отправляет 43 электронных письма и получает 130. Это много, если представить, что каждый день к вам на стол клали бы 130 документов. Есть ли выход?
Конечно же есть. Есть несколько простых правил, которые позволят свести количество писем в ящике к минимуму, в идеале к нулю. Останется лишь поддерживать такой порядок в дальнейшем, и вы снова сможете получать удовольствие и пользу от электронной почты.
Радикальное решение
Если Ваша почтовая программа позволяет, то можно выбрать все письма и нажать "ответить всем", после чего набрать сообщение со следующим смыслом: "У меня скопилось так много писем, что я перестал справляться с тем, чтобы вовремя отвечать на важные письма. Я удалил все свои сообщения и если вы писали мне о чём-то важном, пожалуйста, продублируйте ваше письмо". После этого удалите все письма. Задача выполнена :-) Если же так радикально поступать не хочется, то идём далее.
Правило СУП
На каждое письмо с поручением можно реагировать так. Сделать (сразу или потом). Удалить. Поручить кому-то другому разобраться с этим вопросом.
Правило 2 минут
Итак, мы начинаем с самого старого письма. Если открыв его мы можем сделать поручение, которое там есть, за 2 минуты – делаем его немедленно и переходим к следующему письму, удалив это. Уделяя каждый день 10-20 минут, через несколько дней или недель старых, "повисших" просьб не останется.
Планирование
Если же за 2 минуты сделать дело или ответить не получается, то запишите информацию об этом поручении в блокнот или планировщик, сохраните всю нужную информацию и опять же удалите это письмо (либо перенесите его в папку "активные поручения"). Папка "входящие" не должна превращаться в список напоминаний. В отличие от остальных списков дел этот список нельзя произвольно пересортировать.
Справочник
Все полезные письма, информация из которых еще может пригодиться в будущем, перенесите в папку "справочник". Таким образом вы избавитесь от очередного письма и не потеряете нужные сведения. Хотя более эффективным средством хранения полезных сведений является все-таки не электронная почта, а сервис или программа ведения заметок. Например, Evernote либо просто текстовые файлы на диске.
Игнорирование
Большая часть писем – это полезные или забавные ссылки, уведомления или рассылки. Открыв такое письмо, примите к сведению информацию из него и если надо запланируете какое-то дело в будущем и удалите это письмо. Если письмо не требует ответа и вам нечего ответить (и сейчас, и в будущем) – просто удалите письмо. В конце концов, если чьё-то письмо будет важным для отправителя, его отправят повторно. Можете сделать автоответчик, который уведомит каждого отправителя, что у вас нет возможности отвечать на все письма. И в случае особой важности просите дублировать такие письма или звонить на телефон.
Правило 3 предложений
Старайтесь отвечать коротко и по-существу. Обычно почти на любой вопрос можно ответить буквально 2-3 предложениями.
Автоматизация
Настройте автоматические фильтры, которые будут сортировать менее важные письма в заранее отведенные папки, которые с периодической частотой просматривайте и очищайте.
Выделенное время
Не надо постоянно проверять почту, если только ваша работа не связана с общением по ней. Выделите себе какое-то время утром и/или вечером, в которое уделяйте всё внимание работе с корреспонденцией.
Пусть письма в вашем почтовом ящике никогда не вносят сумятицу в вашу деятельность.
Источник: happy7.ru - семейный журнал Счастливая семья
